کنترل پروژه

اغلب شرکتها نیاز به ابزاری برای مدیریت و کنترل پروژه های کلان خود دارند. مواردی همچون امکان تعریف پروژه‌های مختلف، فازهای آنها و وظایف مرتبط با هر فاز و نهایتاً تولید گزارش‌های متنوع مدیریتی همچون مدت زمان، هزینه و منابع تخصیص داده شده به هر پروژه و انحراف از برنامه ریزی های اولیه در خصوص آنها، در برنامه ریزی های بعدی بسیار مهم هستند. همچنین نیاز به وجود گردش کار در تمامی این موارد وجود دارد تا بتوان پروژه ها را به شکل فرایند محور کنترل و مدیریت کرد. در این سیستم باید بتوان وضعیت پروژه ها را به طور متناوب پیگیری و مانیتور کرد.

از جمله امکانات و مزایای مهم این سیستم موارد زیر هستند:

• ثبت درخواست پروژه و گردش آن در سازمان
• امکان تعریف پروژه ها به صورت مستقل و یا بر مبنای درخواست پروژه
• امکان تعریف فازهای مختلف پروژه به شکل سلسه مراتبی تا 10 سطح(تعریف WBS پروژه)
• دسترسی و خواندن وظایف پروژه از فایل Microsoft Project
• امکان تعریف وظایف مرتبط با هر فاز
• امکان تعریف مهارت های مورد نیاز برای هر وظیفه و فاز
• امکان تخصیص بودجه و مدت زمان تخمینی انجام هر وظیفه، فاز و پروژه
• تخصیص افراد مسئول اجرای هر وظیفه و فاز
• امکان تعریف و مستند سازی جلسات مربوط به هر پروژه
• امکان ثبت درخواست تغییر در مشخصات پروژه اعم از تاریخ شروع، تاریخ پایان و بودجه و مدت زمان تخمینی و ثبت دلایل این تغییر
• امکان کنترل مهارت افراد تخصیص داده شده به هر فاز و وظایف مربوط به آنها
• کنترل مجموع بودجه تخصیص به وظایف هر فاز
• کنترل مدت زمان تخصیص داده شده به وظایف هر فاز
• گردش کار کاملا داینامیک و هوشمند بر روی موجودیت های، پروژه، ساختار پروژه، جلسات پروژه، درخواست های مرتبط با پروژه، روند انجام فاز ها و وظایف هر پروژه
• ثبت هزینه های مرتبط و متفرقه هر فاز و وظیفه
• رصد درصد پیشرفت هر وظیفه، فاز و پروژه
• گزارش از مقدار انحراف از بودجه اولیه تخمینی برای هر پروژه، فاز و وظیفه
• گزارش از مقدار انحراف از برنامه زمانبندی اولیه برای هر پروژه، فاز و وظیفه
• ثبت درخواست های سرویس و خدمات برای پروژه ها و تخصیص زمان و شخص انجام دهنده آن