در شرکت های پیمانکاری یا کارفرمایی که حجم معاملاتی که در طول سال برگزار می‌شود بالاست، مدیریت برگزاری معاملات، ارزیابی شرکت‌های تامین کنندگان، برگزاری استعلامها، مناقصات و مزایدات، انتخاب برنده و انعقاد قرارداد بین طرفین و همچنین نظارت بر اجرای قرارداد تا مرحله دریافت صورت وضعیت‌ها، عموما با اتوماسیون اداری یا با پیگیری‌های تلفنی انجام می‌شود. گزارش و آمار دقیق و سیستمی از عملکرد واحدهای مختلف در راستای پیشبرد قراردادها در دست نیست. اینکه واحدهای امور قراردادها، مناقصات، برنامه‌ریزی، مالی و سایر واحدهای ذیربط با چه حجمی از فعالیت در راستای پیشبرد قراردادها روبه‌رو هستند یا اینکه این فرآیندها در کدام بخش نیاز به بهبود دارند قابل اندازه گیری و پایش نیست.
با بکارگیری ماژول مدیریت مناقصات و قراردادها (سامانه معاملات)، بخش بزرگی از فرآیندهای معاملات از درخواست اولیه توسط واحد درخواست‌کننده تا بررسی در کمیسیون، برگزاری مناقصه، انعقاد قرارداد و پیگیری صورت وضعیت‌ها مکانیزه خواهد شد.
مهم ترین مزایای این سیستم عبارتند از:
- ایجاد تمپلیت همه‌ی قراردادها و مناقصات و کمک به مستندسازی این دانش
- برگزاری الکترونیکی مناقصات و ارزیابی شرکت‌کنندگان و محاسبه امتیاز به‌شکل مکانیزه
- گردش فرآیند درخواست قرارداد از واحدهای درخواست‌کننده و امکان پیگیری سیستمی
- چاپ خروجی قراردادها و مناقصات به‌شکل کاملا سیستمی با هدف امضای فیزیکی قرارداد
- امکان ورود شرح خدمات قرارداد (CBS) و کنترل پیشرفت فعالیت های هر قرارداد
- پیشبرد فرآیند گردش صورت وضعیت بین واحدهای برنامه‌ریزی، درخواست‌کننده، امورحقوقی و قراردادها و مالی
- آرشیو مستندات همه‌ی اسناد فنی، مالی و مکاتبات مناقصات و قراردادها
امکانات سامانه معاملات عبارت است از:
درخواست قرارداد: این فرم توسط واحد های شرکت تکمیل و اعلام نیاز به انعقاد قرارداد طی یک فرآیند به واحد امور قراردادها یا حقوقی ارسال می‌گردد.
- امکان ثبت درخواست قرارداد توسط واحد ها
- ثبت اطلاعات واحد درخواست
- ثبت اطلاعات مالی درخواست قرارداد شامل: ارز، بودجه و نوع هزینه
- ثبت پیش بینی اطلاعات اجرائی شامل: مدت قرارداد، تاریخ تقریبی آغاز، دوره گارانتی
- تعیین تامین کنندگان پیشنهادی توسط واحد درخواست کننده از فهرست تامین کنندگان سیستم تدارکات
تیپ قراردادها و مناقصات:
- با استفاده از فرم تیپ میتوان مفاد یک قرارداد و یا مناقصه را وارد سیستم نموده و بارها از آن در صدور یک قرارداد استفاده نمود.
- ثبت و نگهداری قالب قراردادهای رایج و پرکابرد در قالب مشخص و امکان واکشی قالب و استفاده مجدد از آن
- امکان ثبت جزئیات دقیق و بند بند قرارداد
- امکان معرفی داینامیک جداول به ازای هر بند قرارداد
- امکان تعریف جدول بصورت داینامیک با 4 ستون
- امکان تنظیم چیدمان متن قرارداد بصورت راست چین، چپ چین و وسط چین
- امکان بولد یا زیر خط دار کردن هر بند قرارداد
- امکان معرفی بندها و تبصره های هر قرارداد با امکان بولدکردن عنوان و یا زیر خط برای هر بخش کمیسیون
- معرفی انواع کمیسیون های تصمیم گیری
- امکان معرفی اعضاء کمیسیون ها و تاریخ ورود و خروج از کمیسیون
- ثبت اطلاعات مصوبات کمیسیون
- معرفی تیپ مصوبات و امکان فراخوانی مدیریت مناقصات و مزایدات
- ایجاد انواع مناقصه و مزایده
- ایجاد قالب و امکان واکشی این قالب ها در زمان ثبت مناقصات
- نگهداری اطلاعات مناقصه و مزایده
- نگهداری اطلاعات فنی و آرشیو مستندات در قالب لینک مستندات
- گردش فرم مناقصه و مزایده و دریافت تائیدات واحد های ذیربط
- ثبت نظریه کمیسیون فنی و ثبت نظریه فنی در هامش های گردش کار و ثبت صورت جلسات و مصوبات کمیسیون در تب یادداشت و پیوست های راهکاران
- امکان چاپ داینامیک مناقصات پس از تائیدات
- ارسال اطلاعات پیش نویس مناقصات به ماژول قراردادهای عمومی
- ثبت اطلاعات درخواست مناقصه
- امکان درج آگهی روزنامه و خروجی چاپی مربوطه
- ثبت اطلاعات فراخوان و شرکت های شرکت کننده در مناقصه
- اطلاعات پایه سوالات ارزیابی مناقصات
- فرم ثبت اطلاعات ارزیابی فنی شرکت های شرکت کننده و اعلام برنده مناقصه
- فرم ثبت اطلاعات ارزیابی ریالی شرکت های شرکت کننده در مناقصه
- امکان طراحی سوالات ارزیابی فنی و ریالی به ازای هر مناقصه
- فرم مستندات مناقصه به منظور لینک مستندات مورد نیاز مناقصه
- FTP فرم تنظیمات به منظور تنظیم کنترل های مربوط به مناقصات
وب سرویس دریافت اطلاعات مناقصات از وب سایت های سرویس دهنده مدیریت قرارداد: این فرم اطلاعات مورد نیاز صدور پیش نویس قرارداد و صدور آن را پوشش داده و بخش های دریافتی و پرداختی و ضمنانتنامه های آن با ماژول مالی یکپارچه می باشد.
- امکان معرفی طرفین قرارداد با توجه به اطلاعات شخص و شرکت های راهکاران
- امکان ثبت اطلاعات مالی با اهمیت قرارداد
- امکان الحاقیه شدن و متمم شدن یک قرارداد به قرارداد دیگر
- اضافه کردن شرایط پرداخت به هر قرارداد و امکان رصد کردن آن
- ثبت میزان پیشرفت مراحل قرارداد
- ثبت تضامین قرارداد
- امکان تمدید زمان قرارداد بدون تغییر در شرایط قرارداد
- امکان معرفی امضاء کنندگان قراردادها بصورت نامحدود و درج در انتهای قرارداد بصورت اتوماتیک
- قالب چاپی داینامیک با امکان واکشی کلیه از اطلاعات از قرارداد نهائی شده
- امکان تهیه خروجی, WORD Excel ,PDF از خروجی چاپی قرارداد و اعمال تغییرات مورد نیاز در ویرایشگر
- امکان پیوست نمودن مستندات قرارداد
تعهدات قرارداد CBS:
- پس از امضای قرارداد کلیه تعهدات، شرح خدمات و ساختار شکست فعالیت های قرارداد CBS بصورت دستی و اکسل قابل ورود می باشد.
- تعیین تاریخ آغاز برآوردی و واقعی شروع و پایان قرارداد
- امکان اضافه نمودن تعهدات به قرارداد
- امکان ثبت و تعیین مدیر پروژه طرفین قرارداد
- امکان اخصاص دادن کارشناس مسئول به ازای هر تعهد قرارداد
- قابلیت مشخص نمودن تاریخ های مهم برای شروع و پایان هر تعهد قرارداد
امکان تعیین وزن هر تعهد صورت وضعیت فنی:
- صدور صورت وضعیت های موقت و قطعی بر اساس تعهدات قرارداد، امکان ورود مبالغ کاهشی در هر ردیف صورت وضعیت، کنترل ریالی با مجموع صورت وضعیت های صادره و ارسال صورت وضعیت در گردش به واحد مالی جهت محاسبه نهائی
- امکان ثبت صورت وضعیت به تجمعی و عادی
- امکان فراخوانی تعهدات قرارداد و مبالغ آنها طبق فهرست بها در فرم صورت وضعیت
- امکان تعریف درصد حسن انجام کار و درصد بیمه برای هر یک از اقلام صورت وضعیت
- محاسبه مبلغ ناخالص صورت وضعیت فنی
- امکان صدور صورت وضعیت با ارزهای مختلف
- امکان اتچ نمودن تصویر صورت وضعیت های دریافتی
امکان ثبت صورت وضعیت بصورت گروهی و تسهیل گردش در کارکرد سازمان:
- امکان ثبت کارکردهای مختلف، ریالی، تعدادی، مقداری بر روی قراردادها بصورت روزانه، ماهیانه و دوره ای با هدف ثبت کارکرد پروژه ها و قرارادها و ارائه گزارش تجمعی بر روی کارکردها به منظور صدور صورت وضعیت ها
- امکان معرفی انواع فرم های کارکرد متنوع و بر اساس مدل های کاری و قراردادی
- امکان ثبت و دسترسی افراد به هر فرم کارکردی بر اساس کارمند، واحد و پست
امکان گردش فرم های کارکردی در شرکت ارزیابی:
- امکان ارزیابی موردی، دوره ای و بر اساس فرآیند های سامانه معاملات، بدین صورت که در زمان استعلام یا مناقصه یا مزایده و یا هر زمان دیگری امکان معرفی برگزاری ارزیابی بر روی عملکر کارفرما یا پیمانکار با مبنا و با سوالات پارامتریک امکان پذیر می باشد.
- معرفی دوره های ارزیابی
- معرفی سوالات ارزیابی بصورت پارامتریک و حداقل، حداکثر و وزن
امکان ثبت ارزیابی با مبنای های مختلف پرتال ذینفعان و تامین کنندگان:
- در این پرتال ارتباط نزدیکی با تامین کنندگان بصورت مکانیزه برقرار شده و میتوانند در استعلام ها، مناقصات و مزایدات شرکت نموده و از آخرین وضعیت معاملات خود مطلع گردد، همچنین این سامانه قابلت پیشبرد بصورت هولدینگ را نیز دارا می باشد.
داشبوردهای مدیریتی و آماری:
- امکان ارائه گزارش های مدیریتی و داشبوردهای مورد نیاز مدیران به منظور پایش سامانه معاملات و ارزیابی عملکرد، تامین کنندگان، واحدهای مختلف و امکان اضافه نمودن داشبوردهای جدید به این سامانه بر اساس نیاز سازمان اطلاعات پایه:
- اطلاعات پایه نوع و حوزه قراردادها
- اطلاعات پایه تعهدات قرارداد با امکان دسته بندی تعهدات تا 4 سطح و ایجاد ساختار شکست قراردادها تا 4 سطح
اطلاعات پایه پیشرفت قرارداد تنظیمات:
- امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ سر رسید تضامین قرارداد به ازای حوزه های مختلف قرارداد
- امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ اتمام قرارداد به ازای حوزه های مختلف قرارداد
امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ سر رسید فعالیت های قرارداد به ازای حوزه های مختلف قرارداد گردش کار:
- موتور تسهیل گر ساخت گردش کار فرآیندها و امکان اعمال تغییرات در گردش ها توسط راهبر شرکت
- گردش فرآیند ثبت درخواست
- گردش فرآیند مناقصه، استعلام و مزایده
- گردش فرآیند قراداد
- گردش فرآیند صورت وضعیت
ویژگی های مربوط به ذینفعان:
- دسته بندی و گرید بندی ذینفعان و ارزیابی آنها در زمان ثبت نام، برگزاری معاملات، پس از انجام معامله و...
- امکان گرید بندی و سطح بندی سالیانه بر اساس سیاست های شرکت
- امکان ایجاد بلک لیست در سطح بندی یا به ازای هر شرکت
- سطح بندی ذینفعان و کالاها به منظور پیشنهاد ذینفع در زمان برگزاری مناقصات و استعلام ها
