در شرکتهای پیمانکاری یا کارفرمایی که حجم معاملاتی که در طول سال برگزار میشود بالاست، مدیریت برگزاری معاملات، ارزیابی شرکتهای تأمینکنندگان، برگزاری استعلامها، مناقصات و مزایدات، انتخاب برنده و انعقاد قرارداد بین طرفین و همچنین نظارت بر اجرای قرارداد تا مرحله دریافت صورتوضعیتها، عموما با اتوماسیون اداری یا با پیگیریهای تلفنی انجام میشود. گزارش و آمار دقیق و سیستمی از عملکرد واحدهای مختلف در راستای پیشبرد قراردادها در دست نیست. اینکه واحدهای امور قراردادها، مناقصات، برنامهریزی، مالی و سایر واحدهای ذیربط با چه حجمی از فعالیت در راستای پیشبرد قراردادها روبهرو هستند یا اینکه این فرآیندها در کدام بخش نیاز به بهبود دارند قابلاندازه گیری و پایش نیست.
با بکارگیری ماژول مدیریت مناقصات و قراردادها (سامانه معاملات)، بخش بزرگی از فرآیندهای معاملات از درخواست اولیه توسط واحد درخواستکننده تا بررسی در کمیسیون، برگزاری مناقصه، انعقاد قرارداد و پیگیری صورت وضعیتها مکانیزه خواهد شد.
مهمترین مزایای سیستم:
- ایجاد تمپلیت همهی قراردادها و مناقصات و کمک به مستندسازی این دانش
- برگزاری الکترونیکی مناقصات و ارزیابی شرکتکنندگان و محاسبه امتیاز به شکل مکانیزه
- گردش فرآیند درخواست قرارداد از واحدهای درخواستکننده و امکان پیگیری سیستمی
- چاپ خروجی قراردادها و مناقصات به شکل کاملا سیستمی با هدف امضای فیزیکی قرارداد
- امکان ورود شرح خدمات قرارداد (CBS) و کنترل پیشرفت فعالیتهای هر قرارداد
- پیشبرد فرآیند گردش صورتوضعیت بین واحدهای برنامهریزی، درخواستکننده، امورحقوقی و قراردادها و مالی
- آرشیو مستندات همهی اسناد فنی، مالی و مکاتبات مناقصات و قراردادها
امکانات سامانه معاملات:
- درخواست قرارداد: این فرم توسط واحدهای شرکت تکمیل و اعلام نیاز به انعقاد قرارداد طی یک فرآیند به واحد امور قراردادها یا حقوقی ارسال میشود
- امکان ثبت درخواست قرارداد توسط واحدها
- ثبت اطلاعات واحد درخواست
- ثبت اطلاعات مالی درخواست قرارداد شامل: ارز، بودجه و نوع هزینه
- ثبت پیش بینی اطلاعات اجرائی شامل: مدت قرارداد، تاریخ تقریبی آغاز، دوره گارانتی
- تعیین تامین کنندگان پیشنهادی توسط واحد درخواست کننده از فهرست تأمینکنندگان سیستم تدارکات
تیپ قراردادها و مناقصات:
- با استفاده از فرم تیپ میتوان مفاد یک قرارداد و یا مناقصه را وارد سیستم نموده و بارها از آن در صدور یک قرارداد استفاده نمود
- ثبت و نگهداری قالب قراردادهای رایج و پرکابرد در قالب مشخص و امکان واکشی قالب و استفاده مجدد از آن
- امکان ثبت جزئیات دقیق و بند بند قرارداد
- امکان معرفی داینامیک جداول به ازای هر بند قرارداد
- امکان تعریف جدول بصورت داینامیک با 4 ستون
- امکان تنظیم چیدمان متن قرارداد بصورت راستچین، چپچین و وسطچین
- امکان بولد یا زیر خطدار کردن هر بند قرارداد
- امکان معرفی بندها و تبصرههای هر قرارداد با امکان بولد کردن عنوان و یا زیر خط برای هر بخش کمیسیون
- معرفی انواع کمیسیون های تصمیمگیری
- امکان معرفی اعضاء کمیسیون ها و تاریخ ورود و خروج از کمیسیون
- ثبت اطلاعات مصوبات کمیسیون
- معرفی تیپ مصوبات و امکان فراخوانی مدیریت مناقصات و مزایدات
- ایجاد انواع مناقصه و مزایده
- ایجاد قالب و امکان واکشی این قالب ها در زمان ثبت مناقصات
- نگهداری اطلاعات مناقصه و مزایده
- نگهداری اطلاعات فنی و آرشیو مستندات در قالب لینک مستندات
- گردش فرم مناقصه و مزایده و دریافت تأییدات واحدهای ذیربط
- ثبت نظریه کمیسیون فنی و ثبت نظریه فنی در هامشهای گردش کار و ثبت صورتجلسات و مصوبات کمیسیون در تب یادداشت و پیوستهای راهکاران
- امکان چاپ داینامیک مناقصات پس از تأییدات
- ارسال اطلاعات پیشنویس مناقصات به ماژول قراردادهای عمومی
- ثبت اطلاعات درخواست مناقصه
- امکان درج آگهی روزنامه و خروجی چاپی مربوطه
- ثبت اطلاعات فراخوان و شرکتهای شرکتکننده در مناقصه
- اطلاعات پایه سوالات ارزیابی مناقصات
- فرم ثبت اطلاعات ارزیابی فنی شرکتهای شرکتکننده و اعلام برنده مناقصه
- فرم ثبت اطلاعات ارزیابی ریالی شرکتهای شرکتکننده در مناقصه
- امکان طراحی سوالات ارزیابی فنی و ریالی به ازای هر مناقصه
- فرم مستندات مناقصه به منظور لینک مستندات مورد نیاز مناقصه
- FTP فرم تنظیمات به منظور تنظیم کنترلهای مربوط به مناقصات
وب سرویس دریافت اطلاعات مناقصات از وبسایتهای سرویسدهنده مدیریت قرارداد: این فرم اطلاعات موردنیاز صدور پیشنویس قرارداد و صدور آن را پوشش داده و بخشهای دریافتی و پرداختی و ضمنانتنامه های آن با ماژول مالی یکپارچه میباشد.
- امکان معرفی طرفین قرارداد با توجه به اطلاعات شخص و شرکتهای راهکاران
- امکان ثبت اطلاعات مالی با اهمیت قرارداد
- امکان الحاقیه شدن و متمم شدن یک قرارداد به قرارداد دیگر
- اضافه کردن شرایط پرداخت به هر قرارداد و امکان رصد کردن آن
- ثبت میزان پیشرفت مراحل قرارداد
- ثبت تضامین قرارداد
- امکان تمدید زمان قرارداد بدون تغییر در شرایط قرارداد
- امکان معرفی امضاءکنندگان قراردادها بصورت نامحدود و درج در انتهای قرارداد بصورت اتوماتیک
- قالب چاپی داینامیک با امکان واکشی کلیه از اطلاعات از قرارداد نهاییشده
- امکان تهیه خروجی, WORD Excel ,PDF از خروجی چاپی قرارداد و اعمال تغییرات موردنیاز در ویرایشگر
- امکان پیوست نمودن مستندات قرارداد
تعهدات قرارداد CBS:
- پس از امضای قرارداد کلیه تعهدات، شرح خدمات و ساختار شکست فعالیتهای قرارداد CBS بصورت دستی و اکسل قابل ورود میباشد.
- تعیین تاریخ آغاز برآوردی و واقعی شروع و پایان قرارداد
- امکان اضافه نمودن تعهدات به قرارداد
- امکان ثبت و تعیین مدیر پروژه طرفین قرارداد
- امکان اخصاص دادن کارشناس مسئول به ازای هر تعهد قرارداد
- قابلیت مشخص نمودن تاریخهای مهم برای شروع و پایان هر تعهد قرارداد
امکان تعیین وزن هر تعهد صورتوضعیتفنی:
- صدور صورت وضعیتهای موقت و قطعی بر اساس تعهدات قرارداد، امکان ورود مبالغ کاهشی در هر ردیف صورت وضعیت، کنترل ریالی با مجموع صورت وضعیتهای صادره و ارسال صورتوضعیت در گردش به واحد مالی جهت محاسبه نهایی
- امکان ثبت صورتوضعیت به تجمعی و عادی
- امکان فراخوانی تعهدات قرارداد و مبالغ آنها طبق فهرستبها در فرم صورتوضعیت
- امکان تعریف درصد حسنانجام کار و درصد بیمه برای هر یک از اقلام صورتوضعیت
- محاسبه مبلغ ناخالص صورتوضعیتفنی
- امکان صدور صورت وضعیت با ارزهای مختلف
- امکان پیوست نمودن تصویر صورتوضعیت های دریافتی
امکان ثبت صورتوضعیت بصورت گروهی و تسهیل گردش در کارکرد سازمان:
- امکان ثبت کارکردهای مختلف، ریالی، تعدادی، مقداری بر روی قراردادها بصورت روزانه، ماهیانه و دوره ی با هدف ثبت کارکرد پروژهها و قرارادها و ارائه گزارش تجمعی بر روی کارکردها به منظور صدور صورتوضعیتها
- امکان معرفی انواع فرمهای کارکرد متنوع و بر اساس مدلهای کاری و قراردادی
- امکان ثبت و دسترسی افراد به هر فرم کارکردی بر اساس کارمند، واحد و پست
امکان گردش فرمهای کارکردی در شرکت ارزیابی:
- امکان ارزیابی موردی، دورهای و بر اساس فرآیند های سامانه معاملات، بدین صورت که در زمان استعلام یا مناقصه یا مزایده و یا هر زمان دیگری امکان معرفی برگزاری ارزیابی بر روی عملکر کارفرما یا پیمانکار با مبنا و با سوالات پارامتریک امکانپذیر میباشد.
- معرفی دورههای ارزیابی
- معرفی سوالات ارزیابی بصورت پارامتریک و حداقل، حداکثر و وزن
امکان ثبت ارزیابی با مبنای های مختلف پرتال ذینفعان و تأمینکنندگان:
- در این پرتال ارتباط نزدیکی با تأمینکنندگان بصورت مکانیزه برقرار شده و میتوانند در استعلامها، مناقصات و مزایدات شرکت نموده و از آخرین وضعیت معاملات خود مطلع گردد، همچنین این سامانه قابلت پیشبرد بصورت هولدینگ را نیز دارا میباشد.
داشبوردهای مدیریتی و آماری:
- امکان ارائه گزارشهای مدیریتی و داشبوردهای مورد نیاز مدیران به منظور پایش سامانه معاملات و ارزیابی عملکرد، تأمینکنندگان، واحدهای مختلف و امکان اضافه نمودن داشبوردهای جدید به این سامانه بر اساس نیاز سازمان اطلاعات پایه:
- اطلاعات پایه نوع و حوزه قراردادها
- اطلاعات پایه تعهدات قرارداد با امکان دستهبندی تعهدات تا 4 سطح و ایجاد ساختار شکست قراردادها تا 4 سطح
اطلاعات پایه پیشرفت قرارداد تنظیمات:
- امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ سر رسید تضامین قرارداد به ازای حوزه های مختلف قرارداد
- امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ اتمام قرارداد به ازای حوزههای مختلف قرارداد
امکان ثبت هشدار به ازای یک کاربر برای دریافت هشدار بر روی تاریخ سر رسید فعالیتهای قرارداد به ازای حوزههای مختلف قرارداد گردش کار:
- موتور تسهیلگر ساخت گردش کار فرآیندها و امکان اعمال تغییرات در گردشها توسط راهبر شرکت
- گردش فرآیند ثبت درخواست
- گردش فرآیند مناقصه، استعلام و مزایده
- گردش فرآیند قراداد
- گردش فرآیند صورتوضعیت
ویژگیهای مربوط به ذینفعان:
- دسته بندی و گرید بندی ذینفعان و ارزیابی آنها در زمان ثبت نام، برگزاری معاملات، پس از انجام معامله و...
- امکان گریدبندی و سطحبندی سالیانه بر اساس سیاستهای شرکت
- امکان ایجاد بلکلیست در سطح بندی یا به ازای هر شرکت
- سطحبندی ذینفعان و کالاها به منظور پیشنهاد ذینفع در زمان برگزاری مناقصات و استعلامها
