مدیریت بایگانی اسناد و مدارک ایساتیس یک سیستم جامع با امکانات پیشرفته جهت مدیریت اسناد و مدارک بصورت کاملا حرفه ای با بهره گیری از تکنولوژی های روز می باشد. کد نویسی این سیستم بطور کامل توسط تیم برنامه نویسی راهبرد سیستم ایساتیس انجام گرفته و انعطاف پذیری بالایی جهت توسعه و اضافه کردن امکانات جدید براساس نیاز مشتریان را دارا می باشد. مدیریت بایگانی اسناد و مستندات بصورت تحت وب می باشد و با کاربری آسان امکان آرشیو کردن اسناد، مدارک و انواع فایل ها را برای سازمان ها، ارگان ها، آموزشگاه ها، کسب و کارهای عمرانی ، تولیدی و سایر شرکت ها فراهم آورده است. مدیریت اسناد و مدارک ایساتیس این امکان را فراهم می آورد که براساس نیاز مشتریان ماژول ها و امکانات جدید به سیستم اضافه گردد.بصورت پیش چند گزارش روی مدیریت اسناد و مدارک تعریف شده است و مشتریان می توانند با سفارش گزارش های اختصاصی مورد نیاز خود، مدیریت دقیق تری روی اسناد، مدارک و فایل های خود داشته باشند.این امکان برای مشتریان وجود دارد که با استفاده از وب سرویس مدیریت اسناد و مدارک سایر سیستم های خود را به این سیستم وصل کنند و تمامی اسناد، مدارک و فایل های خود را بصورت متمرکز مدیریت کنند. امکانات محصول در سه بخش عمومی، اختصاصی و گردش کار در نظر گرفته شده است. امکانات بخش عمومی برای تمامی مشتریان عرضه شده و قابل استفاده می باشد. اما امکانات بخش تخصصی و گردش کار، بصورت دلخواه بوده و بنابر نیاز و انتخاب مشتری برای ایشان راه‌اندازی خواهد شد.
امکانات عمومی
- ایجاد پرونده با طبقه‌بندی‌های دلخواه و افزودن نامحدود فایل با فرمت‌های متنوع
- تعریف وضعیت‌های متنوع برای پرونده‌ها با قابلیت مدیریت توسط مدیر سیستم
- قفل‌گذاری موقت روی پرونده‌ها جهت محدودیت دسترسی کاربران
- قابلیت OCR جهت جستجو در محتوای فایل‌های متنی و تصویری (فارسی و لاتین)
- تعریف طبقه‌بندی در سطح فایل‌ها همراه با سطوح دسترسی مجزا
- امکان انجام عملیات زیپ، کپی، جابه‌جایی و تکثیر روی فایل‌ها
- خروجی از تمامی اطلاعات سامانه در قالب فایل Excel
- نسخه‌گذاری خودکار روی فایل‌ها و نگهداری تاریخچه‌ی تغییرات
- ذخیره فایل‌ها در سرور یا پایگاه داده همراه با محدودسازی دسترسی خارج از سامانه
- تعریف ساختار ویژوال برای تولید شناسه پرونده‌ها و طبقات
- تخصیص پرونده به کاربران جهت انجام فعالیت مشخص
- کنترل دسترسی بر اساس گروه‌ها، نقش‌های سازمانی، نقش‌های سیستمی و کاربران
- دانلود گروهی فایل‌ها در قالب فایل ZIP
- پلاگین ویرایش مستقیم فایل‌های Word و Excel درون سیستم
- نمایش فایل‌های PDF، Word، Excel، PowerPoint و AutoCAD بدون نیاز به نصب نرم‌افزار
- گزارش‌گیری با فیلترهای پیشرفته از تمامی پرونده‌ها و فایل‌ها
- تعریف یادآور جهت پیگیری تاریخ انقضاء اسناد و مدارک
امکانات اختصاصی
- سرویس بارگذاری خودکار فایل‌ها و امکان سفارشی‌سازی نحوه‌ی بارگذاری براساس فرآیندهای سازمانی
- افزودن فیلدهای اطلاعاتی سفارشی به پرونده‌ها متناسب با نیاز کسب‌وکار
- اشتراک‌گذاری اسناد با خارج از سازمان با امکان تعریف مدت‌زمان دسترسی
- ارسال اعلان‌ها از طریق ایمیل و پیامک در فرآیندهای مختلف
- سیستم مدیریت امانت‌دهی فایل‌ها به افراد مشخص با ثبت تاریخچه
- اتصال سیستم به سایر سامانه‌های مشتریان از طریق وب‌سرویس‌های REST و SOAP
امکانات گردش کار (Workflow)
- تعریف انواع گردش کار برای بارگذاری، ویرایش و ابطال اسناد
- پشتیبانی از استاندارد BPMN 2.0 برای طراحی فرآیندها به‌صورت گرافیکی و حرفه‌ای
- تعریف گردش کار تأیید و تصویب اسناد و مدارک
- اختصاص سطوح دسترسی روی طبقات فایل‌ها مطابق با مراحل گردش کار
- تعریف الزامات و ترتیب بارگذاری مستندات براساس فرآیند
- دریافت اعلان خودکار در هر مرحله از گردش کار از طریق ایمیل یا پیامک
- گزارش‌گیری لحظه‌ای از وضعیت هر پرونده یا سند در گردش کار
